Aloitimme perjantaiaamun vauhdikkaasti fasilitoinnilla ja innovoinnilla. Kolme aihetta keskittyivät myynnin ja palvelun opintojen osa-alueisiin. Käytössä oli kutakin aihetta varten eri innovointimenetelmä, johon oli voinut tutustua etukäteen. Kuitenkin antoisinta oli oppia menetelmät ”learning by doing” tyylillä. Käyn läpi kerrallaan yhden aiheen ja menetelmän.
Miten voi kehittyä digiosaajaksi? – 8×8
Menetelmän tavoitteena on löytää useita lähestymiskulmia aiheeseen ja syventyä nopeasti kuhunkin kulmaan. Ratkottava ongelma asetetaan keskelle ja sitten aloitetaan etsimään ympärille 8 aiheeseen liittyvää asiaa. Tässä tapauksessa näitä avainasioita olivat muun muassa ’seuraa mitä uutta tapahtuu digimaailmassa’, ’verkostoituminen’, ’avoin uusille ajatuksille ja halu oppia uutta’, ’tunnistaa oleellisen liiketoiminnan kannalta’ ja ’kouluttautuminen’. Kaaviona menetelmä näyttää tältä:
Kun 8 asiaa oli tunnistettu, jaoimme vajaan 10 hengen ryhmän kolmeen pienryhmään ja jokainen pienryhmä lähti miettimään 2-3 asiaa tarkemmin. Tämä tapahtui tekemällä uusi 9 ruutuinen paperi, jonka keskelle kirjoitettiin avainsana ja aloitettiin ideoimaan kahdeksan avainsanaan liittyvää osa-aluetta. Esimerkiksi ’seuraa mitä uutta tapahtuu digimaailmassa’ ympärille löydettiin seuraavat kahdeksan ”kanavaa” kehittää itseään:
- nettisivut
- asiakkaat
- tutkimukset
- alihankkijat
- kilpailijat
- uutiskirjeet
- tapahtumat ja seminaarit
- blogit
Toimin tässä tehtävässä fasilitaattorina yhdelle pienryhmälle. Rooli oli minulle vieras, mutta koin sen mieluisaksi ja minulle sopivaksi. Fasilitaattorin tehtävä on ohjata, organisoida ja auttaa ryhmää ideoimaan, koska ryhmäläisillä oli riittävät tiedot ongelmanratkaisuun. Ohjaajan pitää olla neutraali käsiteltävän asian suhteen (Nummi, 2007). Tämä vaatii jatkuvaa keskittymistä fasilaattorilta, koska on paljon helpompaa heitellä ideoita kuin yrittää auttaa useaa ihmistä laajentamaan ajatuksenkulkua.
Mielenkiintoista oli verrata jälkikäteen eri ryhmien saamia vastauksia. Meidän ryhmä ei keskittynyt etsimään yksittäisiä kanavia tai digivälineitä kuten facebook, linkedin ja QR-koodit, joita toinen ryhmä oli löytänyt kymmeniä. Kiinnostaa tietää johtuiko huikeat erot lopputuloksissa fasilitaattoreista, ryhmien jäsenistä vai sattumasta. Toinenkin ryhmä löysi paljon samoja näkökulmia itsensä kehittämiseen, mutta lähestymistapa aiheisiin oli lopputuloksen perusteella melko erilainen. Ryhmämme onnistui tehtävässä hyvin ja en osaa sanoa oliko meidän vai toinen ryhmä onnistunut paremmin.
Menetelmän haaste on mielestäni tietyntyyppinen pinnallisuus ainakin jos aikaa on erityisen rajatusti käytettävissä. Lisäksi alussa tehdyt rajaukset ohjaavat automaattisesti loppuruudukoiden ideoita. Ensimmäiseen vaiheeseen kannattaa käyttää eniten aikaa, jotta aiheeseen paneudutaan riittävän laajasti. Menetelmän hyvä puoli on se, että nopeassa ajassa saadaan monipuolisesti kerättyä ryhmän spontaanit mielipiteet ja koottua kollektiivinen tieto ymmärrettävään muotoon, jonka ymmärtää kuka tahansa jälkikäteen. 8×8 voisi hyödyntää, kun halutaan löytää uusia tapoja tavoittaa asiakkaat.
Miten voi hyödyntää palvelumuotoiluajattelua? – 6 ajatteluhattua
Kuuden ajatteluhatun eli mietintämyssyn nerokkuus on ajattelutavan väkisin muuttaminen yksilö ja ryhmätasolla. Jokaiselle jaettiin kerrallaan yksi lappu, jossa luki miten kunkin värisen hatun haltijan tulee suhtautua käsiteltävään aiheeseen. Mietintämyssy kerrallaan paneuduimme aiheeseen ja keskustelimme käyttäen kaikki samaa ajattelutapaa.
Valkoinen hattu päässä ajattelimme asiaa objektiivisesti keskittyen faktoihin ja lukuihin. Palvelumuotoilun hyötyjä kiteytimme valkoinen hattu päässä kustannustehokkuuteen, hinnoittelun kehittämiseen ja perustelemiseen, laadun parantamiseen ja asiakasymmärryksen kasvattamiseen.
Punaisen hatun haltijana suhtauduimme palvelumuotoiluun intuitiolla ja tunteilla vailla perusteluja. Yllättäen keskustelu kääntyikin negatiiviseen suuntaan. Koimme palvelumuotoilun nopeasti vanhenevaksi muotivillitykseksi. Epäluulomme teorian soveltamisessa käytäntöön kasvoi ja mielestämme palvelumuotoilun prosessi tuntui ärsyttävältä. Löysimme silti positiivisiakin puolia kuten jatkuvan virheistä oppimisen eli palvelun kehittämisen ja uudistamisen.
Musta hattu päässä haetaan aiheeseen liittyviä riskejä välttäen negatiivista sävyä ja tunteiden tuomista perusteluihin. Palvelumuotoilu teoreettisesti katsottuna tuntui aikaa vievänä, oikeiden työkalun löytämisen kullekin palvelukohteelle haastavana ja käytännön esimerkkien vähäisyyden investointiriskinä.
Keltainen hattu ajattelee asioista optimistisesti ja pyrkii etsimään etuja. Mielestämme palvelumuotoilulla voidaan löytää uusia mahdollisuuksia liiketoiminnalle, motivoida työntekijöitä, luoda kilpailuetua, tehdä vaikeasti käsitettävistä palveluista helpommin ymmärrettäviä, tavoittaa uusia asiakkaita ja muuttaa maailmaa paremmaksi paikaksi.
Vihreän hatun alaisena ideoimme palvelumuotoilulle uusia muotoja. Ryhmämme kehitti ajatuksen, jolla osallistetaan kilpailijat kehittämään toistensa palveluita. Ajattelimme myös miten hiljaisia signaaleja saisi hyödynnettyä liiketoiminnan kehittämisessä.
Sininen hattu toimii tarkkailijana ja yhteenvetojen sekä johtopäätöksien tekijänä. Löysimme palvelumuotoilulle arvottamisongelmia, henkilökohtaisen osaamisen puutetta ja erottautumisen etua.
Innovointimallina kuusi hattua pakottaa yksilön ajattelemaan omasta persoonasta poikkeavalla tavalla. Tämä on ehdottomasti menetelmän etu. Haasteena voi pitää harjoittelun tarvetta, sillä joillekin ajattelumallin muutos vie aikaa ja hatun vaihtaminen ei onnistu silmänräpäyksessä. Kuusi hattua auttaa löytämään aiheesta hyvät ja huonot puolet, mahdollisuudet ja uhat. Se on eräänlainen ryhmässä tehty SWOT-analyysi, jossa on mukana tunteet ja selkeä lopputulos.
Ryhmämme ei mielestäni onnistunut tässä tehtävässä yhtä hyvin kuin olisin olettanut, mutta aihekin oli vaativampi kuin 8×8-innovoinnissa. Ajatteluhattua voi hyödyntää silloin, kun on isompi projektitiimi ja asian ratkaisuun tarvitaan monisyisiä näkökulmia. Esimerkiksi tapahtuman kuten uuden seminaarin suunnittelussa ajatteluhatut voisivat toimia erinomaisesti, jos ryhmätyöskentelyyn osallistui monipuolisesti markkinointi-, myynti-, viestintä-, henkilöstö – ja tuotanto-osastojen henkilöitä.
Millaisen soveltavan tehtävän voi tehdä erikoistumisopinnoista? – tuplatiimi
Tuplatiimi on Innotiimi Oy:n rekisteröimä tavaramerkki. Sitä käytetään ratkaisemaan ongelmia ja ideoimaan uutta. Aluksi asiaa ajatellaan lyhyesti yksilötasolla ja kirjataan ylös ajatukset. Sen jälkeen esitellään ideat parille ja kirjoitetaan yhteenveto. Tämän jälkeen yhteenvedot esitellään kaikille ja ryhmässä äänestetään parhaimmat ideat jatkokäsittelyyn.
Aloitimme tuplatiimin pikaesittelyillä, joiden tehtävänä oli helpottaa parityöskentelyä hyödyntämällä kevyttä small talkia. Tämä ei ollut mielestäni tarpeen, sillä olimme ideoineet vaihtelevissa ryhmäkokoonpanoissa kahden edellisen menetelmän ja aiheen parissa, mutta alustus oli hauska ja aivot saivat sopivan tauon ajattelusta.
Koko ryhmä jaettiin kahtia ja lopputulokset olivat hyvät molempien ryhmien osalta. Parhaimmat erikoistumisopintoihimme liittyvät soveltavat tehtävät ovat mielestäni:
- vuosikurssimme tekemä oppikirja, jota myydään yrityksille ja yksilöille
- kriittinen blogipostaus
- pienryhmätyönä kehittämishanke valitulle yritykselle
- teemaväittely
Tuplatiimi toimii ideoiden esittelyssä ja karsinnassa, koska on helpompi esittää omat ideat yhdelle henkilölle kerrallaan kuin suurelle ryhmälle. Menetelmässä jokainen saa varmasti suunvuoron, mutta reflektointi jää helposti vähemmälle. Käyttäisin tuplatiimiä silloin, kun suuri joukko toisilleen vieraita ihmisiä halutaan osallistaa kaikille tutustua aiheesta. Esimerkiksi yrityksen sisäisten prosessien kehittämiseen voisi sopia tuplatiimi-menetelmä, jolloin jokainen työntekijä saa äänensä kuuluville ja aidosti parhaat ideat pääsevät jatkokehitykseen.
Opetusmenetelmänä nämä kaikki menetelmät olivat erittäin mielekkäitä verrattuna luentomaiseen oppimistapaan. Jokaista menetelmää varten olisi voinut olla enemmän aikaa käytössä, koska nyt piti hypätä teemasta toiseen ehkä liian nopeasti. Lisäksi jäin kaipaamaan fasilitoinnin teoriaosuutta käytännön tekemisen yhteenvetona, mutta toisaalta teorian voi oppia itsenäisestikin. Kaiken kaikkiaan fasilitointi ja innovointimenetelmät olivat mukavia tapoja oppia uutta.
Tämä kirjoitus on osa Myynnin ja palvelun osaaja -erikoistumisopintoja. Suoritin 30 opintopisteen kokonaisuuden kiitettävällä arvosanalla Haaga-Heliassa 2013–2014.
Lähteet:
Edward de Bono, Kuusi ajatteluhattua, Wikipedia, 2013.
Innotiimi Oy, Tuplatiimi, Wikipedia, 2013.
MPO, Myynnin ja palvelun erikoisopintojen lähiopetus, 22.11.2013.
Pepe Nummi, Fasilitaattorin käsikirja, Edita, 2007.
Terho Tirkkonen 